Comunicación entre departamentos: ¿Cómo mejorarla?

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En un mundo donde tenemos numerosos canales de comunicación disponibles y miles de herramientas que podemos usar para estar en contacto, todavía hay algunas áreas de nuestra vida en las que no nos comunicamos lo suficiente.

Una de esas áreas es la comunicación interna de la empresa. Hoy hablaremos de la comunicación entre los diferentes departamentos y te daremos algunos consejos sobre cómo mejorarla permanentemente y qué herramientas puedes utilizar.

Lo interesante de la comunicación interna es que mucha gente está de acuerdo en que está rota e intuitivamente siente que debería mejorarse. Obviamente, esto es malo, pero la buena noticia es que hay cosas que puedes hacer para solucionarlo. Para empezar, veamos cuáles son los principales problemas o causas de una mala comunicación interna dentro de un equipo o una empresa. 

  1. Flujo de información roto.  Probablemente el único campo de la vida en el que necesitamos más comunicación es en la comunicación interna en el lugar de trabajo. Si bien todos están ocupados haciendo sus tareas, mucha información se escapa y no se comparte internamente, lo que afecta de manera negativa la productividad.

  2. Conflictos personales entre jefes de departamento. Incluso si solo hay dos personas involucradas en un desacuerdo directo, su disputa afectará los procesos dentro de la empresa e interrumpirá todo el flujo de trabajo.

  3. Separación física de diferentes departamentos. Hay muchos equipos que trabajan de forma remota.

  4. Tribalismo de oficina. El hecho antropológico es que las personas se están identificando con el grupo al que pertenecen. Si una persona se centra solo en su departamento (tribu moderna), no puede colaborar eficazmente con los demás.

  5. Estereotipos de la industria. Probablemente hayas escuchado una historia que dice que los desarrolladores son esos tipos callados que no conocen nada más que su código; o el de los diseñadores que deberían ser hipsters para ser buenos. Estas historias dificultan bastante la comunicación entre departamentos. 

Estos son algunos problemas habituales que están presentes en la mayoría de las empresas en la actualidad. La dirección de la empresa debe encontrar un mecanismo para evitar que estos problemas ocurran y se conviertan en una dificultad importante que bloquee o ralentice todo el flujo de trabajo de la empresa.

Las implicaciones de una mala comunicación entre departamentos afectarán a todos : los empleados de la empresa (que serán mucho menos productivos) y los clientes (que sufrirán un mal servicio al cliente y se irán).

Para evitar que tu empresa decaiga, debes tomar algunas medidas y mejorar la comunicación entre los departamentos.

Afortunadamente, existen herramientas de comunicación interna que pueden ayudarte a mitigar esos problemas y mejorar permanentemente la comunicación interna en su empresa . 

A continuación, te mostramos cómo puedes utilizar una herramienta de comunicación simple para mejorar las cosas:

  • Identificar la información que necesita cada departamento.  Dicha información puede ser un informe sobre los suministros disponibles en el almacenamiento, el número de pedidos realizados por los clientes o un registro de errores del equipo de control de calidad. Después de identificar la información clave, utiliza la herramienta que elegiste para compartir esta información esencial entre departamentos de una manera fácil y transparente. 

    Esto archiva el conocimiento de la empresa en un solo lugar y brinda a todos la información que necesitan para tomar decisiones más rápidas e inteligentes.

  • Abrir un canal de comunicación transparente y bidireccional dentro de la empresa. Un blog interno proporciona un canal abierto para los comentarios de los empleados, alentándolos acompartir ideas y sugerencias para aumentar la productividad dentro de la empresa.

    Publica regularmente preguntas abiertas sobre temas reales y pide a los colaboradores que proporcionen sus pensamientos y opiniones en los comentarios.Y no es suficiente simplemente solicitar comentarios: actuar sobre las sugerencias de los empleados los mantiene comprometidos y ansiosos por brindar más información, además de poder encontrar formas de recompensar a los empleados con sus propias ideas.
  • Superar la brecha de comunicación entre los diferentes departamentos.  Con frecuencia, las lagunas se deben a la falta de transparencia y comunicación. Anima a cada departamento a compartir noticias y actualizaciones sobre el trabajo que están haciendo de manera regular. Esto mantendrá a todos actualizados sobre lo que sucede en la empresa y cómo su propio trabajo encaja en el panorama general. También ayudará a todos a comprender y apreciar mejor el trabajo realizado por otros.

  • Incluir la comunicación en el proceso de trabajo. En caso de que aún no lo hayas hecho, hazlo de inmediato. La comunicación debe ser uno de los procedimientos más importantes de tu empresa. Explícales a las personas cómo pueden comunicarse, cuándo pueden hacerlo y de qué manera. Se un buen ejemplo y los demás te seguirán.

una buena herramienta puede ayudarte a mejorar la comunicación entre los diferentes departamentos de tu empresa, disfrutar de los beneficios de un mayor compromiso de tus colaboradores y obtener una organización interna efectiva con un mecanismo para prevenir conflictos.

Además de eso, tus clientes estarán mucho más felices porque recibirán una mejor atención y tratamiento.

¿Qué métodos ha utilizado para establecer una comunicación de calidad en su empresa? ¿Utilizas alguna herramienta en línea o tiene otros métodos? 

 

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