Armé el Gantt de mi obra o proyecto, pero mi equipo no lo conoce

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En pocas palabras, un diagrama de Gantt es una vista de las tareas programadas a lo largo del tiempo. Estos diagramas se utilizan para planificar proyectos de todos los tamaños y son una forma útil de mostrar qué trabajo está programado para un día específico. También te ayuda a ver las fechas de inicio y finalización de un proyecto en una vista simple. Es decir, en un diagrama de Gantt puedes ver fácilmente:

  • La fecha de inicio del proyecto.
  • Cuáles son las tareas del proyecto
  • Quién está trabajando en cada tarea
  • Cuando las tareas comienzan y terminan
  • Cuánto tiempo llevará cada tarea
  • Cómo las tareas se agrupan, se superponen y se vinculan entre sí
  • La fecha de finalización del proyecto

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En la actualidad, la mayoría de los gráficos de Gantt se realizan con diferentes softwares de gestión de proyectos. Una vez que las computadoras introdujeron nuevas formas de trabajo, los gerentes de proyecto descubrieron que podían ahorrar tiempo al crear y actualizar sus diagramas de Gantt. 

Muchas veces, se hace difícil compartir archivos Gantt. También sucede que otras personas con las que deseas compartir el archivo requieren la licencia de escritorio del software de planificación, lo que puede aumentar aún más los costos. Por ello la gestión de proyectos en línea admite la facilidad de compartir y la planificación colaborativa de los mismos. Debido a que la plataforma está 100% en línea, cualquiera que invite no solo puede ver su plan de proyecto, sino también actualizar sus tareas y adjuntar archivos directamente a las tareas en las que están trabajando. 

Muchas personas están acostumbradas a crear listas de tareas en Excel u otras herramientas de hoja de cálculo, pero esto funciona bien cuando se está creando una lista de cosas para que una persona las vea. Cuando desees agregar más personas a la actividad, verás que es mucho más fácil el manejo si el diagrama de Gantt está en línea. Ya que las tareas se actualizan cada vez que alguien cambia su tarea completada o agrega un comentario o adjunta un archivo en tiempo real.

Es importante entender que no es suficiente solo con planificar, hay que comunicar a todas las partes que están involucradas. No hacerlo puede generar:

  • Falta de trabajo en equipo: Contratar a las mejores personas para el trabajo es sólo el primer paso. La eficiencia en el trabajo se trata de mentes colaborativas que juntan ideas y conceptos para resolver los problemas a medida que surgen. Una falta de comunicación conducirá automáticamente a un trabajo en equipo inadecuado. Los trabajadores necesitan no sólo tener referencias, sino también sumergirse en lo que sus colegas tienen que decir y compartir.
  • Mala distribución del trabajo de los obreros: Mientras tengas un equipo, la cuestión es cómo lo desplegarás para la misión. Para que un proyecto tenga éxito, todos los trabajadores deben estar en la misma sintonía. Esto significa que la distribución del trabajo debe ser perfecta, con cada empleado plenamente consciente de sus responsabilidades. Cuando se trata de comunicación, tanto la información buena como la mala son de gran importancia. Todos deben ser capaces de notificar a las partes interesadas que realizan el trabajo y a aquellos que necesitan mejorar.
  • Disturbio en la obra: La falta de comunicación no sólo se traduce en una falta de trabajo en equipo, sino también en estrés y malentendidos entre los miembros del equipo. El estrés laboral es normal, especialmente cuando la mayoría de nosotros tenemos plazos que debemos cumplir y proyectos que debemos llevar a cabo.
  • Clientes insatisfechos: Los problemas de comunicación tienen un efecto dominó.  La falta de comunicación conduce a la falta de articulación en el equipo. La diseminación inadecuada del trabajo resulta en altos niveles de estrés. Con empleados estresados, la construcción o el servicio pueden llegar a ser deficientes, lo que deviene en clientes insatisfechos.
  • Avance lento: El progreso es vital para los proyectos de construcción. No todo tiene que marchar sin problemas, pero está bien porque es posible ocuparse de eso siempre y cuando haya una comunicación adecuada. Cuando se trata de un proyecto, los obreros necesitan ver consistencia, escalabilidad y visibilidad. Todos tenemos un papel que desempeñar para asegurarnos de que este siga el rumbo correcto.  Esto es difícil y a veces imposible en ausencia de una buena comunicación.

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Para poder evitar todo esto es crucial que cuentes plan de trabajo visible y flexible en tu obra, además de tener acceso (tú y tus trabajadores a cargo) una plataforma colaborativa. Ten presente que no resulta difícil incorporar a tu equipo con la mayoría de las plataformas de administración de proyectos en línea.

 

Productividad en los procesos

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