La administración de las organizaciones opera como engranajes de relojes, porque permite que todo funcione de la manera adecuada dentro del sistema empresarial. De esta manera, su principal objetivo es brindar soporte a las demás áreas de la empresa para que estas logren alinearse con los objetivos y metas a largo plazo. Al enfocarse en que todas las actividades relacionadas con estos objetivos se desempeñen con efectividad, su alcance se extiende más allá de las funciones de finanzas, dirección y contabilidad, lo que da cuenta de la importancia de esta área para mantener todos sus procesos activos.
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Existen distintas funciones del área administrativa que son fundamentales para que la maquinaria del reloj empresarial esté siempre engrasada y avance en el cumplimiento de sus objetivos. Algunas empresas cuentan con más áreas vinculadas a la administración que otras. Todo depende del tamaño de la empresa y del tipo de gestión que desempeña para mantener sus negocios al día. Pero en lo que todas las empresas están de acuerdo con respecto al área administrativa es en que es la responsable de tomar decisiones y ejecutarlas de la mejor manera.
En otras palabras, el área de administración hace que las cosas dentro de la organización sucedan y avancen según lo previsto desde la dirección, y en este proceso las personas que realizan estas funciones son tan importantes como las funciones en sí mismas. Nos proponemos en este artículo indagar en las principales áreas y funciones del área administrativa y qué actividades o tareas desempeñan.
Existen diversas áreas dentro de la organización que están vinculadas en muchas empresas a la actividad administrativa o deberían estarlo. A continuación, describimos las más importantes.
Esta área representa las cajas, es decir, el manejo de dinero, y busca asegurarse de que todo lo que ingresa tiene un origen en el sistema. Estos ingresos pueden abarcar desde aportes societarios y préstamos hasta cobranzas de clientes. Asimismo, se ocupa de que todas las salidas de efectivo se realicen en pagos a proveedores, pagos de sueldos, etc., y que no quede ningún movimiento en la caja que no tenga un origen.
Si esto no es así, probablemente exista una transacción no detectada y que el sistema no esté fluyendo de la manera adecuada. A veces, el área de tesorería también está encargada de relacionarse con los clientes, aunque no es lo más recomendable, ya que de ese proceso suele encargarse la gestión de cuentas por cobrar.
Se encarga de garantizar la salud financiera de tu empresa. Además, elabora soluciones frente a posibles problemas financieros, como faltantes de dinero, considerando todos los escenarios y posibilidades de préstamos o búsqueda de financiación de otras entidades, en caso de necesitarlo. Ahora bien, si hay sobrantes de caja, hay que tener en cuenta lo que se puede hacer con ese capital extra para que no pierda valor con el tiempo, sobre todo si estamos insertos en entornos inflacionarios. Teniendo esto presente, es necesario saber en qué invertir el dinero.
Se asegura del correcto cumplimiento de todas las regulaciones tributarias afectadas a la empresa, por las cuales hay que reducir al máximo las contingencias tributarias vinculadas a las deudas. El área impositiva también es importante porque sirve de consultora o asistente para todas las áreas involucradas en la toma de decisiones para que la estrategia tributaria sea la más óptima, de modo que se pueda reducir el índice de contingencia y mantener así la rentabilidad de la empresa.
Está vinculada al sistema de información de la empresa, ya que permite que la información registrada en el sistema cumpla con los estándares y los requerimientos tanto del país de origen como de la empresa en sí. Es el área encargada de asegurarse de que todas las transacciones y operaciones se realicen de la forma adecuada en función de los marcos normativos de cada país, para que a la hora de tomar decisiones estas sean acertadas y no generen pérdidas.
<<<Cómo monitorear el área de administración>>>
Muchas veces llega a estar separado este departamento del resto del organigrama, pero de alguna manera también debe formar parte de la administración, ya que se encarga de asegurar el control efectivo de todas las actividades de la empresa. En primer lugar, debe establecer cuál es el parámetro de control y supervisión y, en segundo lugar, comprobar que todo se realice según lo previsto.
Es el área o función encargada de garantizar que todos los pagos y obligaciones a proveedores se realicen en tiempo y forma. A la vez, los proveedores que elija la empresa deben cumplir con los requisitos necesarios para optimizar los recursos. Permite absorber la información de proveedores, alojarla en una base de datos donde se pueda consultar, aprobar que todos los procedimientos están correctos y, en función de ello, asignarle el alta al proveedor, recibir la factura, controlarla, registrarla y enviar el pedido de pago al área de tesorería o de finanzas.
El área se ocupa de optimizar el proceso de compras, de forma tal que la adquisición sea de la mejor calidad gastando lo menos posible. Una empresa sin área de compras tiene más posibilidades de gastar más en insumos, a diferencia de las empresas que sí lo hacen, porque las cotizaciones previas les ayudarán a invertir su dinero de una manera más eficiente. Un área de compras contribuye al ahorro, pero al mismo tiempo prioriza la calidad de los productos.
Se encarga de recolectar los datos y la generación de reportes para la toma de decisiones en el seguimiento de las tareas y actividades del día a día. En función de las necesidades de información que tiene la empresa, puedes analizar y procesar esa información a través de distintos reportes. Cabe destacar que lo más importante en esta área es la automatización del proceso para captar dicha información, procesarla y generar los reportes adecuados de la manera más rápida y efectiva posible.
Permite saber cuál es la cartera de créditos de tu empresa, entender si es adecuada en función de la forma en que se trabaja el negocio.
Se relaciona con el área impositiva, ya que debe asegurarse de que todas las cuestiones legales y normativas a las cuales está expuesta tu empresa se cumplan correctamente y reducir al máximo las contingencias para que, en caso de reclamos, ya sea de terceros, trabajadores u otros, pueda generar las respuestas adecuadas.
Área muchas veces vinculada a la administración y otras veces autónoma. Pero en los casos en que sí está integrada se encarga de la normativa de la relación laboral, tanto altas como bajas, capacitación, incrementos salariales, liquidaciones de impuestos, retenciones, así como de la toma de decisiones con respecto al reclutamiento de talentos y promociones de colaboradores.
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Estas fueron las principales áreas y funciones del área administrativa que generalmente coexisten en una organización, garantizan su correcto funcionamiento y aseguran un crecimiento escalable. Al operar como un todo, estas funciones ayudan a cumplir los objetivos estratégicos, a la vez que la gestión administrativa brinda soporte a estas áreas para que se mantengan operativas y se reduzcan los riesgos asociados a los problemas de gestión empresarial. Si bien algunas de estas áreas/funciones se pueden tercerizar, es importante que al menos existan procesos vinculados, por ejemplo, a las compras, al control interno, los impuestos o los marcos legales.