Tips para mejorar la productividad de tu equipo - gif's de los Simpson

Una de las principales preocupaciones (pero no por ello, ocupaciones) de la mayoría de las empresas está en mejorar la productividad de sus distintas áreas de trabajo para generar más con menos recursos, sin embargo toma tiempo y se necesita de una estrategia para lograrlo.

Aquí 5 tips que te ayudarán a mejorar la productividad de tus colaboradores:

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• Identifica mala prácticas

Estas se reflejan todos los días en todo tipo de organizaciones. Con el paso del tiempo, estas malas prácticas van moldeando la cultura organizativa, repercutiendo de manera directa en la productividad e impactando en los resultados deseados.

Desarrolla un documento (inventario) de estas malas prácticas para aterrizar un plan de acción. Recuerda que no debes intentar cambiar todos al mismo tiempo, da prioridades. Estas son las más frecuentes:

• Convivencias innecesarias
• Desaprovechar el tiempo
• No cumplir con tiempos programados
• Malas relaciones profesionales
• Mal uso de internet.

Define prioridades

Todos tenemos actividades que hacer en el día a día, sin embargo, existen algunas que, claramente, nos llevan directo a nuestro objetivo. Esa es nuestra prioridad. En caso contrario, estaríamos retrasado el cumplir con nuestra meta final.

Definir prioridades es:

• Diferenciar lo importante (que te acerca a tus objetivos) de lo urgente (lo de hoy para hoy).
• Asignar fechas de entrega para el día anterior.
• Alejar todo aquello que obstruye el camino al objetivo final.

Aquí algunas técnicas que te ayudarán a definir la prioridad de tus actividades diarias:

• Matriz de gestión del tiempo de Eisenhower: Ayuda a establecer prioridades en función de 4 cuadrantes, donde se definen las tareas importantes y urgentes:
• C1: Importante y urgente
• C2: Importante y no urgente
• C3: No importante y urgente
• C4: No importante y no urgente.

• Las 2 listas de Warren Buffett: Basada en tres pasos muy sencillos que permiten clasificar tus actividades en dos: en lo que te debes de centrar y en lo que debes evitar hasta concluir la anterior:
• Escribe 25 tareas que debas cumplir a corto plazo.
• Elige 5 de esas y clasifícalas en las más importantes y en las que no deben distraerte hasta que no hayas concluído las anteriores.

• Regla 1-3-5: Es una estrategia basada en la idea de que cada persona puede completar un máximo de 9 tareas divididas en:
• 1 tarea grande e importante.
• 3 tareas medianas y de importancia media.
• 5 tareas pequeñas y de importancia baja.

• Método de Ivy Lee: Se fundamenta en 5 pasos:
• Al terminar tu jornada el día anterior, escribe las 6 tareas que quieras completar al día siguiente.
• Prioriza éstas en función de su importancia.
• Al día siguiente, enfócate en la primera hasta que la concluyas.
• Continúa así con todas. En caso de no haberlas completado, pásalas a la lista del día siguiente.
• Repetir este proceso todos los días.

Análisis + Planificación = Estrategia sólida

Ambos puntos son considerados aliados de la productividad, por esta razón, es fundamental que revises con frecuencia tus procesos para así diferenciar los puntos en los que estás desperdiciando recursos. De igual manera, fíjate metas y objetivos medibles; registra y analiza tus acciones para comprobar que todo marche en orden.

Buena comunicación

La comunicación es un factor esencial en una empresa simplemente porque de ella depende el trabajo entre las diferentes áreas. De igual manera, ayuda para dar a conocer novedades en procesos, nuevas tecnologías, incorporación de recursos nuevos. etcétera.

Apóyate de herramientas tecnológicas

Si lo que deseas es reducir tiempos de ejecución, eliminar o sustituir tareas dentro de los procesos o incorporar funcionalidades que aporten valor a los ya existentes. Necesitas de alguna herramienta o aplicación que te ayude a medir los resultados, automatizar procesos, reformular procesos ya existentes y replantear la manera de gestionar operaciones.

En Drew, utilizamos monday.com, una herramienta de gestión de actividades que te permite enfocarte en resultados (te compartimos el link donde puedes iniciar una demo gratis).

Antes de concluir este artículo, dos recomendaciones adicionales: Di NO a reuniones innecesarias y divide las tareas de manera equitativa. Eso mejorará mucho la percepción que tu equipo de trabajo, recuerda mostrar empatía con ellos. Seguro todo fluirá mejor.

Si tienes alguna duda sobre como mejorar la productividad en tu empresa, nosotros podemos ayudarte, contacta a alguno de nuestros especialistas.