5 razones para dejar de utilizar hojas de cálculos

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Hojas de cálculo. Han existido por una eternidad, ¿verdad? Posiblemente hayas planeado tu boda con una hoja de cálculo, varias vacaciones, presupuestos anuales, gastos de seguimiento e incluso ejecutaste proyectos gigantescos de múltiples fases.

Puede que te sientas raro de que estés buscando una alternativa al uso de hojas de cálculo para administrar tu trabajo; como si estuvieras engañando a un amante a largo plazo. Pero no te preocupes, estás haciendo lo correcto.

Este breve artículo está dirigido a revisar algunas de las principales fallas del uso de las hojas de cálculo y por qué el uso de un software alternativo, como monday.com, te ayudará a vos y a tu equipo a ser mucho más productivos y felices (¿y quién no quiere ser feliz?) ¿Qué es Monday.com?


1. No son una herramienta de gestión.

Los procesos que forman tu flujo de trabajo se basan en hojas de cálculo separadas y no hay conexión entre ellas. Todos construyen hojas de cálculo de manera diferente, por lo que esas hojas múltiples pueden ser totalmente inconsistentes. Como resultado, es casi imposible intentar establecer vínculos entre todos los datos en varias hojas de cálculo.

Junto a esta inconsistencia, viene el pesado y tedioso trabajo manual. Las celdas de codificación por colores en tu hoja de cálculo terminan en tareas lentas y que nadie actualiza (ó las actualizan tarde). Nada está armonizado y no puedes asegurar de que tu equipo realizará cambios en línea con un diseño ya consensuado.

Hablando de diseño, las hojas de cálculo son feas. Así. Listo, lo dije. A nadie le gusta mirarlas e incluso nos atrevemos a decir de que las personas evitarán abrir un archivo adjunto Excel por esta misma razón.

Una herramienta que la gente disfruta usando es aquella que tendrá éxito. ¿Necesitamos decir más?

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2. No hay manera de seguir los cambios

Todos hemos estado allí. Hemos construido una hoja de cálculo. Trabajamos durante horas, ó días. Lo hemos enviado a los miembros del equipo para compartir la información con ellos. Hemos regresado a él más adelante e línnea, después de un par de días o incluso horas, y todo cambió rotundamente. No hay dónde ver de dónde provienen los cambios, quién los hizo y por qué. Si la hoja de cálculo se construyó con muchas fórmulas, los cambios pueden ser difíciles de deshacer y todo es cuesta abajo desde allí.

Y eso es antes de que incluso nos atrevamos a mencionar una situación en la que se eliminan fragmentos de datos completos o, por supuesto, la pérdida de un archivo por completo. ¡Ni hablar de eso!

Entonces, ¿cuál es la alternativa? Proporcionar una versión de sólo lectura de un archivo. Bueno, tu equipo no se sentirá muy en confianza, ¿verdad? ¿Y quién se sienta y lee las hojas de cálculo si no puede realmente "tocar" los datos?

En monday.com, nunca tendrás que lidiar con esos momentos de inducción de sudor. Agregamos registros para cada cambio realizado en su tablero desde el registro de actividades. Puedes ver qué se ha cambiado, cuándo y por quién. Además, si se elimina algo, simplemente se coloca en su papelera de reciclaje durante 30 días y se puede restaurar a su tablero con el clic de un botón. Por lo tanto, puedes relajarte por completo, brindando a tu equipo acceso completo a la información (lo que nos lleva bien al siguiente punto).


3. Necesitan ser compartidos para ser vistos

Se ha demostrado que dar acceso a la información a las personas es un gran motivador en el trabajo. Cuanto más sepan, mejor trabajarán. Cuando entendemos cómo encaja nuestro rol en el panorama general, queremos hacer el mejor trabajo posible.

Las hojas de cálculo tienden a centrarse en un proyecto o tarea específica y deben compartirse por correo electrónico con otros compañeros para que puedan acceder a la información. Usando una herramienta de colaboración como monday, donde cualquier persona que tenga una cuenta puede ver y editar la información, crea un equipo mucho más transparente y coherente, donde todos se sienten valorados.

Con toda esta información, verás a tu equipo funcionar como un reloj suizo. Ah, y si quieres mantener algo oculto, ¡siempre puedes usar un tablero privado!

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4. No hay manera de comunicarse

La comunicación efectiva en el trabajo es clave. Ya no vivimos en un mundo donde la comunicación se lleva a cabo solo en reuniones, llamadas de conferencia y por correo electrónico. Dado que el ritmo al que trabajamos y la rapidez con que cambian las cosas ha aumentado enormemente, no hay tiempo para esperar a estos momentos.

Como no hay forma de comunicarse en hojas de cálculo, la solución es usar otra plataforma, por lo que alterna entre correos electrónicos o Slack, Messenger o WhatsApp y tu vieja hoja de cálculo que requiere mucho tiempo y está fuera de contexto.

En monday.com, toda la comunicación está en un solo lugar y en el contexto de lo que se relaciona. Cada elemento (pulso) en su tablero tiene una sección de actualizaciones donde usted y tu equipo pueden comunicarse acerca de ese elemento. Permite a las personas comunicarse sobre cualquier cosa, cuando lo deseen. No hay necesidad de esperar una reunión o llamada. Tener todo en contexto significa que siempre puedes encontrarlo más tarde porque sabes dónde encontrarlo. Y si necesitas a alguien específico para leer esa idea o comentario, puede enviarlo fácilmente y asegurarse de que se le notifique de inmediato. Incluso puedes adjuntar archivos a tus actualizaciones también. En otras palabras, es una solución del siglo XXI!

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5. Los errores siempre suceden 

Los informes dicen que casi 9 de cada 10 hojas de cálculo contienen errores, lo cual es una locura cuando piensas que las grandes empresas toman grandes decisiones en función de los números de sus hojas de cálculo.

Hay muchos ejemplos famosos de empresas que sufren enormes pérdidas como resultado de tales errores. Incluso la simple entrada de datos puede ser inconsistente. Usando cosas como etiquetas de estado predeterminadas y tags en monday.com, eliminamos la posibilidad de errores humanos. Además, desafortunadamente todos hemos estado en la situación en la que hemos estado trabajando desde una versión anterior de una hoja de cálculo. Como las hojas de cálculo a menudo se comparten en su forma actual con diferentes grupos de personas, es difícil hacer un seguimiento de cuál es la verdadera hoja de cálculo_final_final_final.xls.

En monday.com, todos están trabajando desde la versión más reciente de un tablero. Y volviendo al punto 2, se realiza un seguimiento de todos los cambios, lo que reduce el riesgo de que tales errores ocurran. ¿Buscabas ser más productivo?

Estamos aquí para ayudar a que la transición sea lo más fácil posible para tu empresa y te prometemos que será una ruptura fácil y rápida.

Si no, lo intentamos. ¡Y estamos aquí si alguna vez cambias de opinión!

 

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Temas: productividad, Monday.com

Andrés Pérez Españon

Escrito por Andrés Pérez Españon

Me considero un apasionado en todo lo que realizo, busco la mejor versión de mi todo el tiempo, con errores y aciertos, voy profesionalizándome día a día. Pero sobretodo, es indispensable agregar valor, en los hechos, en las palabras, en todo. Gracias por leer.

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