Diferencia entre proceso y proyecto

En la gestión empresarial, muchas veces existen dos términos que aunque son visiblemente diferentes, se los suele confundir o malinterpretar con bastante frecuencia. Estos conceptos son proceso y proyecto. Los proyectos son conjuntos de tareas que se realizan una única vez para alcanzar los objetivos, mientras que los procesos son conjuntos de etapas que se repiten periódicamente para obtener el mismo resultado. 

A menudo, la única forma para muchas empresas de conseguir recursos adicionales es a través de proyectos. Con el paso del tiempo, este presupuesto es utilizado en trabajos rutinarios y repetitivos, por lo que continúan gestionando el presupuesto pensado para el proyecto en los procesos. Por eso, una primera regla básica a tener en cuenta en la distinción entre proyecto y proceso es que el proyecto tiene principio y fin, mientras que el proceso vuelve a repetirse una y otra vez como un ciclo.

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¿Qué es un proyecto?

Un proyecto es un conjunto de tareas que deben completarse para lograr un objetivo. Representa un esfuerzo para alcanzar algo que no se puede realizar de forma habitual en las tareas actuales cotidianas. Los proyectos tienen un alcance y un plazo definidos. Un ejemplo de proyecto es la creación de un sitio web.

Los proyectos presentan algunos beneficios relevantes, tales como:

• Cuentan con un presupuesto previamente definido, sin costos inesperados.
• Agilizan el trabajo en equipo.
• Los resultados son esperables, por lo que se reduce la incertidumbre.
• Tienen una fecha de finalización, lo que facilita la ejecución de cada etapa.

¿Qué es un proceso?

Un proceso es un procedimiento previamente establecido que se divide en fases y se repite para cumplir determinados objetivos. Los procesos tienen un principio, un medio y un final, y están presentes en diversas operaciones comerciales que se realizan habitualmente. Ejemplos de proceso es contratar personal para un área en particular, redactar artículos para el sitio web ya creado y desarrollar una propuesta comercial a un cliente.

Los procesos ofrecen los siguientes beneficios al sector empresarial:

• Mayor control de resultados
• Mejor perspectiva y visibilidad de los colaboradores.
• Identificación de cuellos de botella.
• Flujos de trabajo claramente definidos y estructurados
• Acciones basadas en datos.

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Diferencias entre proceso y proyecto

Existen varias diferencias específicas entre un proyecto y un proceso. La gestión distinta del tiempo en cada uno es uno de ellos, pero además se observan otros no menos importantes que podrían clarificar la frontera entre ambos.

1. Una innovación o mejora es un proyecto, mientras que las operaciones rutinarias de trabajo implican procesos.

Un proyecto es un esfuerzo temporal destinado a producir un bien, entregable o servicio único. Para realizar el proyecto, se reúne a un equipo capacitado en las habilidades y competencias requeridas para llevarlo a cabo. Cuando se finaliza el proyecto, generalmente el equipo se desintegra y vuelve cada integrante a su área correspondiente. En el caso de que el equipo continúe trabajando, el proyecto al volverse iterativo dejaría de ser un proyecto para convertirse en proceso.

En cambio, un proceso es un esfuerzo más permanente que obtiene como resultado un entregable o producto repetitivo, aunque pueda llegar a requerir algunos cambios de vez en cuando. Por cada proceso realizado se obtiene un mismo producto. Al ser permanente el proceso, las personas que lo realizan ejecutan el mismo conjunto de tareas cada vez que se lleva a cabo. 

2. Los proyectos requieren una administración de proyectos, en tanto que los procesos requieren una administración de procesos.

Utilizar la administración de proyecto para gestionar procesos conlleva una decisión equivocada porque toda empresa ya debería contemplar un presupuesto anual para los procesos, ya que permite mayor visibilidad en tiempo real, quizá, que los proyectos. Para evitar cometer errores que confunda estos dos términos, existe la gestión de proyectos para administrar proyectos, mientras que la gestión por procesos, conocida también como BPM, está dirigida a administrar procesos. 

A menudo, algunos proyectos derivan en procesos, ya que presentan cierto conjunto de actividades o tareas que ameritan la adecuación en un ciclo. Mientras más proyectos se adapten a procesos, menos riesgo y más eficiencia se logrará en los resultados periódicos. 

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Relación entre proyecto y proceso

Tanto el proyecto como el proceso es un conjunto interrelacionado de actividades que transforman insumos en productos o servicios. En ese conjunto de actividades, los proyectos incluyen actividades distintas, nunca antes realizadas por la organización. Los procesos son otro conjunto de actividades interrelacionadas y dependientes que se repiten en el tiempo. 

Ambos activos deben administrarse adecuadamente para lograr resultados acordes a las expectativas, pero teniendo en cuenta las diferencias entre uno y otro. Por lo tanto, al pensar en proyecto, se necesitará un gran presupuesto para invertir una única vez, en cambio, en los procesos diarios el presupuesto es siempre el mismo o similar y es inferior en proporción a lo invertido en un proyecto. 

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Conclusión

Aunque se parecen bastante, proyecto y proceso no son lo mismo. Esencialmente, la diferencia entre proyecto y proceso es que el proyecto es un conjunto de actividades interrelacionadas que se realiza por única vez, que utiliza recursos orientados a obtener un resultado de mejora o innovación. Un proceso es un conjunto de actividades interrelacionadas que se realiza repetidamente para lograr un resultado predecible. Tanto proyectos como procesos son necesarios para llevar adelante los objetivos de una empresa, solo que los proyectos se orientan al crecimiento, en tanto que los procesos brindan estabilidad y eficiencia.