Plan de compras: ¿Cómo y cuándo se desarrolla?

Un plan de compras, también llamado plan de gestión de adquisiciones, es un documento que se utiliza para administrar el proceso de búsqueda y selección de un proveedor. El plan justifica la necesidad de un proveedor externo y explica cómo se llevará a cabo el proceso de búsqueda de un proveedor, desde la identificación de los requisitos del proyecto hasta el cierre del contrato.

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El objetivo de un plan de compras es aumentar la eficiencia, la eficacia y la transparencia del proceso de las adquisiciones. El documento describe concretamente cómo se obtendrán los productos o servicios y cómo se gestionarán los proveedores durante el proyecto. Incluye información como los tipos de contratos que se utilizarán, las fechas estipuladas de entrega o implementación de los productos o servicios contratados, los tipos de métricas que se utilizarán para evaluar el desempeño del proveedor y una explicación de cómo será el proceso de compra realizado.

La creación de un plan de compras ayuda a una organización a evitar sorpresas y consideraciones de última hora. El documento ayuda a los líderes a decidir qué comprar, cuándo comprar y de qué fuentes comprar. Un plan de compras también permite a los planificadores de proyectos determinar si sus expectativas y requisitos son realistas y se pueden completar en el cronograma propuesto del proyecto.

En este artículo, comprenderás en qué consiste un plan de compras, qué elementos incluye, cómo debe realizarse y qué beneficios aporta. 

¿Qué incluye un plan de compras?

Los planes de compras se pueden crear para requisitos técnicos y proyectos específicos o para múltiples requisitos relacionados con diferentes sistemas. Si bien los detalles pueden variar, los planes de compras exitosos incluirán los siguientes componentes:

• Identificación del tipo de contrato que se usará en la operación.
• Una explicación de las métricas que se utilizarán para juzgar el desempeño del proveedor.
• Fechas previstas de entrega o implementación de los productos o servicios que se están ofreciendo.
• Selección de los estándares organizacionales que se deben cumplir.
• El número de proveedores que estarán involucrados y una explicación del tipo de gestión.
• Explicación de cómo la compra de nuevos productos o servicios afectará las restricciones del plan del proyecto .
• Una alineación de los plazos de entrega con el cronograma del proyecto.
• Si está a tu alcance, identifica todos los proveedores que han sido precalificados para el proyecto.
  

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Cómo crear un plan de compras

1. Explicar el proceso de adquisición. 

Esta sección del plan de compras brinda una descripción general de los pasos que se deben seguir para adquirir productos o servicios de un proveedor, así como una explicación de lo que se debe hacer para administrar el proceso.

2. Identificar roles y responsabilidades. 

Esta sección del plan de compras identifica a las diferentes personas que trabajan en el proyecto y a todas las partes interesadas que se verán afectadas por el proyecto.

3. Identificar las necesidades y requisitos de adquisición. 

La primera sección del plan de compras describe los productos o servicios que la organización busca adquirir y ofrece una explicación y justificación de por qué los productos o servicios deben comprarse a un proveedor externo en lugar de a una fuente interna.

4. Definir el cronograma del proyecto. 

Esta sección propone un cronograma para el proyecto y describe el marco de tiempo en el que se necesitan los productos o servicios. La inclusión de esta sección ayuda a los equipos de proyecto a comprender mejor cuándo debe iniciarse el proceso de adquisición y cuándo debe completarse.

5. Definir procesos de aprobación de cambios. 

Este apartado describe los procesos de gestión de cambios de la organización, específicamente, cómo se pueden realizar cambios en el proceso y la documentación de adquisición. La sección incluye una explicación de cómo garantizar que los cambios sean necesarios, comprendidos y aprobados por todas las personas adecuadas

6. Identificar las técnicas de gestión de proveedores. 

En esta instancia se explican las técnicas que se utilizarán para gestionar los proveedores una vez que hayan firmado el contrato. El objetivo de esta sección es garantizar que los proveedores cumplan con su parte del trato y proporcionen a la organización los productos o servicios que han solicitado con la calidad que esperan.

7. Definir la jurisdicción legal pertinente. 

Todos los requisitos legales para el proyecto deben identificarse para garantizar que la empresa y el proveedor cumplan con las leyes. Los requisitos legales también deben identificarse claramente para garantizar que todas las partes interesadas los conozcan y no violen la legislación.

8. Identificar métodos de pago. 

Identifica los diferentes métodos de pago y monedas que se utilizarán y aceptarán durante el proceso de adquisición. Si los pagos se van a realizar periódicamente, como mensual o anualmente, entonces los términos de estos pagos deben detallarse para garantizar que no haya conflicto entre la organización y el proveedor con respecto a la cantidad de dinero que se debe.

9. Explicar los procesos de gestión de riesgos. 

Trabajar con un proveedor externo introduce nuevos riesgos para un proyecto que no serían relevantes si el proyecto fuera de origen interno. Entre los riesgos más conocidos, podemos identificar los siguientes:

• Tolerancia al riesgo
• probabilidad de riesgo
• Gravedad del riesgo
• Tipos de contratos utilizados
• Políticas y procedimientos descritos en los contratos
• Procesos de revisión y aprobación de requisitos
  
  

10. Identificar las restricciones y limitaciones del proyecto. 

Esta sección del plan de compras explica todas las restricciones y limitaciones con las que deben lidiar el equipo del proyecto y el proveedor. Esto puede incluir:

• Limitaciones de programación
• Cómplice legal
• Restricciones presupuestarias
• Interesados ​​externos
• Restricciones geográficas
• Requerimientos de seguridad
• Normas y especificaciones

Beneficios de la planificación de compras

Los planes de compras brindan muchos beneficios a las organizaciones que buscan adquirir nuevos productos o servicios de proveedores externos. Lo más notable es la ayuda del documento con la gestión del proceso de contratación. Otros beneficios incluyen:

• Aumenta la transparencia y la previsibilidad del proceso de adquisiciones.
• Ayuda a las organizaciones a recopilar requisitos similares bajo un contrato, así como a dividir requisitos complejos en múltiples paquetes de contratos para maximizar el ahorro de costos.
• Permite determinar cualquier necesidad de personal adicional por adelantado, incluida la asistencia externa que podría ser necesaria para configurar los productos o servicios.
• Permiten comparar el desempeño del mundo real con las actividades y el cronograma planificados del proyecto y alertar a los departamentos para que ajusten los procesos que están fuera de curso.
• Brinda una oportunidad para que todas las partes interesadas se reúnan y discutan los requisitos que consideran necesarios.
• Estima cuánto tiempo se requerirá para completar el proceso de compra y cerrar contratos.

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En conclusión, un plan de compras es un activo fundamental para que las personas que trabajan en una organización estén al tanto de los insumos y materias primas que necesitan para realizar la producción de manera eficiente y que puedan llegar a tiempo con los plazos de las entregas a los clientes. Sin un plan de compras efectivo, comienzan los retrasos con los proveedores hasta producir una reacción en cadena que termina desequilibrando el funcionamiento de toda la cadena de suministro.